Geçmişin geleneksel kanalı bakkalların günümüz insanın çeşitlenen ihtiyaçlarına yanıt vermekte zorlanması, zincir market dediğimiz modern kanalın ortaya çıkmasını sağlamıştır.
Başlangıçta, yüksek çeşit barındıran büyük formatlarda büyüyen perakendeciler, zamanla şehir içindeki küçük formatlarda, bulundukları bölgeye özel ürünler ile geleneksel bakkallara doğrudan rakip olmuşlardır.
Bu gelişmeler, ürün sayısı ile birlikte tedarikçi sayısını da artırmıştır. Artan ürün ve tedarikçi sayısı ise sipariş ve stok yönetiminin önemini çok artırmıştır. Siparişten başlayıp, faturanın ödenmesine kadar giden tedarik zinciri sürecini, hatasız ve hızlı işletmek, izlenebilir kılmak, yüksek satış ve karlılığın olmazsa olmazları arasına girmişlerdir.
Tam bu noktada devreye giren EDI sistemleri, perakendecilerin tüm tedarik sürecini tedarikçileri ile satış kaybı yaşamadan yönetmelerine olanak vermiştir.
Bununla da kalmamış, perakendecilerin tedarikçi performansını takip ederek, iş ortaklarını yönlendirmeleri veya gerektiğinde kendilerine en uygun tedarikçileri bulmaları konusunda da yol gösterici olmuştur.
EDI sistemlerini etkin kullanan Perakendeciler;
Siparişlerini EDI üzerinden göndererek, siparişlerinin eksiksiz, hatasız ve zamanında tedarikçilerine ulaştığından emin olurlar
Tedarikçilerinden gönderdiklerini siparişlerinin ne kadarının karşılanacağını, Sipariş Teyidi dokümanı ile, ürünler depolarına gelmeden haberdar olurlar. Eksik kalan ürünler için hızla yeni ürün siparişi verebilirler. Bu sayede raflarında ürün olmaması sebebiyle satış kaybı yaşamazlar
Tedarikçilerinden sevk edilen ürünlere ilişkin İrsaliye bilgisini de EDI üzerinden önceden alan Perakendeciler, gelecek ürüne göre depo hazırlıklarını yapabilirler, planlama ve rezervasyon süreçlerini işletebilirler.
Ürün bazında hazırlanan EDI İrsaliye ile sevk edilen ürünlerin detayına hakim olan depo/mağaza yönetimleri, el terminalleri ile mal kabul işlemini kısa zamanda tamamlayabilirler. Kabul ettikleri ürünlere ilişkin Mal Kabul belgesini, tedarikçileri ile paylaşabilirler.
Siparişteki fiyat bilgisini ve Mal Kabul’deki miktar bilgisini kullanarak hatasız fatura hazırlayabilirler.
EDI Satış raporu ile, mağaza bazında ilgili günde satışı olan ürünlerini takip edebilirler.
Benzer şekilde EDI Stok raporu ile yine mağaza bazında, ilgili günde hareket gören yani mağaza deposundan rafa çıkarılan ürünlerini günlük bazda takip edebilirler
Tedarikçiler, tüm bu sürecin EDI üzerinden otomatik ilerlemesi sayesinde,
a. Aldıkları sipariş bilgisini kullanarak;
i. Karşılama oranlarını takip edip, üretim veya ithalat planlarını buna göre
güncelleyebilirler.
ii. Mağaza veya depo bazında kırılımları görüp, nokta bazında artan/düşen ürün satışlarını takip edebilirler.
iii. Yeni kampanya planlamalarını bu verilere göre yapabilirler. Bu sayede Perakendeci iş ortakları ile birlikte kazanırlar.
b. Faturalarını sipariş edilen veya sevk edilen ürün miktarına göre değil, Perakendecinin kabul ettiği miktara göre hazırlayabilirler. Bu sayede fark faturası süreçleri ile zaman kaybetmezler.
c. Stok ve Satış raporları ile de nokta bazında ürünlerini takip ederek, Perakendecinin satın alma birimine destek olabilirler. Eksik stok veya hatalı raf yönetiminden kaynaklanan satış kayıplarını en aza indirebilirler.
d. Tüm bu otomasyon çalışmaları, Perakendecinin tercih ettiği tedarikçileri ile VMI (Vendor Managed Inventory) ortak stok yönetimine geçmesini kolaylaştırır.