Tedarik zincirinin en önemli adımlarından birisi Mal Kabul dokümanının hazırlanmasıdır.

 

Bu dokümanın bilgileri en önemli belge olan Fatura’nın hatasız ve eksiksiz bir şekilde hazırlanabilmesini sağlar.

 

Satış yapan firmalar, çoğu kez aldıkları sipariş belgesi veya gönderdikleri malın sevkiyat irsaliyesi üzerindeki mal miktarına göre fatura hazırlarlar.

 

Gerçekte, sipariş kadar mal sevk etmemiş olabilirler. Veya sevk ettikleri malın bir kısmını alıcı farklı sebepler ile (bozulma, kırılma, yırtılma vs) kabul etmeden geri göndermiş olabilir.

 

Bu süreci mal kabul belgesi ile takip etmeyen firmalar için İade Faturası adı altında yeni bir süreç ortaya çıkar. İade faturaları genelde teslimattan bir süre sonra kesildiklerinden, satıcı tarafından ilgili sipariş veya sevkiyat ile ilişkilendirilmeleri zordur. İki iş ortağının karşılıklı mutabakat sürecinin başlatılması gerekir.

 

Mal Kabul belgesi kullanılan süreçlerde, Satıcı firma faturasını Mal Kabul belgesindeki miktar ve Sipariş belgesindeki fiyatları kullanarak hazırladığından, süreçteki anlaşmazlıklar en aza iner.